Kopieren und Verschieben von Dateien in Office365

Vor einigen Wochen hat Microsoft damit begonnen das Feature “File Move in SharePoint and OneDrive” in den Targeted Release Tenants auszurollen. Damit zieht man gleich mit dem schon länger verfügbaren Kopieren von Dateien in OneDrive und SharePoint.Das vollständige Rollout ist in der Roadmap für das 1.Quartal des Kalenderjahres 2018 vorgesehen.

Das spannende an diesem Feature ist die Möglichkeit Dateien nicht nur zwischen verschiedenen Dokumentbibliotheken sondern auch von OneDrive nach SharePoint zu verschieben. Genauer gesagt von OneDrive in Richtung SharePoint Dokumentbibliotheken. Wobei mit Hilfe von Microsoft Graph gleich eine Liste an Vorschlägen angezeigt wird, wenn man auf Verschieben klickt. Dieses Feature ist in vielerlei Hinsicht interessant, den größten Vorteil jedoch, so denke ich, wird es hinsichtlich User Adoption bringen. Nicht selten kämpfen IT Verantwortliche in Office365 Rollout Projekten mit OneDrive als Tool.

Oftmals fehlt eine ausgeklügelte Informationsarchitektur deren Aufgabe es ist die Benutzer abzuholen und die unterschiedlichen Werkzeuge in Office365 zugänglich zu machen. OneDrive for Business wird hier leider allzu oft als eine Art gefährlicher Speicherort identifiziert und die Verwendung geblockt.

Begründet wird dies damit, dass über Dateien dort keine zetrale Kontrolle herrscht und Benutzer nur über Umwege wieder Inhalte nach SharePoint bekommen. Der letzte Punkt wird mit diesem Feature glücklicherweise entkräftet, viele andere benötigen weiterhin einen guten Roll-out Plan der den Mehrwert für die Benutzer in den Mittelpunkt stellt.

OneDrive for Business sollte somit als der Speicherplatz gesehen werden wo ich als Benutzer meine eigenen Dateien verwalte. In vielen Firmen wurde dafür jahrelang ein persönliches Laufwerk auf einem Fileshare eingesetzt. Mit OneDrive for Business findet sich dafür ein möglicher Ersatz. Hier können Benutzer neben persönlichen Dokumenten auch vorbereitende Inhalte speichern. Durch das Verschieben von Dateien kann ein Projektmitglied nun einen Bericht oder eine Kalkulation in OneDrive beginnen und erst nach Erreichen einer gewissen Reife in einen gemeinsamen Projektraum verschieben. Im größeren Kontext bringt Verschieben endlich die Möglichkeit Dateien in SharePoint einfach von A nach B zu bringen und nicht den Umweg über speichern auf den eigenen Rechner des Benutzers zu gehen.

Dies ermöglicht einfacheres Veröffentlichen von Dateien deren Draft Version noch nicht allen Benutzern zur Verfügung stehen sollen. Ebenfalls kann man damit etwaige “Migrationsfehler” einfacher als Endbenutzer korrigieren, denn auch die beste Datenmigration macht Fehler die so selbst richtiggestellt werden kann.

Ein wichtiger Unterschied zwischen Kopieren und Verschieben ist, dass wenn man Verschiebt alle Versionen der Datei mitgenommen werden. Im Gegensatz zum Kopieren, denn hier wird nur die letzte Version kopiert. Sofern die Quell- als auch die Zielbibliothek das gleiche Set an Listenspalten besitzen, werden auch die Metadaten mit übernommen. Hat das Ziel nicht alle Spalten so verliert man Metadaten, sprich man sollte der Meldung im Dialog Aufmerksamkeit schenken um keine bösen Überraschungen zu erleben. Mit dem Ausblick auf ein weiteres kommendes Feature, Multigeo in Office365, wird das Verschieben von Dateien zwischen Regionen so ermöglicht werden. Dokumente in einer Dokumentenbiliothek in “Region A” können mit dem oben gezeigten so nach “Region B” transferiert werden, wobei Region hier eine Microsoft Datacenter Region meint.  Weiterführende Info aus der Techcommunity unter: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Now-move-files-anywhere-in-Office-365-SharePoint-and-OneDrive/ba-p/146973